Politique de confidentialité en matière de recrutement
Version en date de Mars 2021

Préambule
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018 et vient compléter la législation en matière de protection des données à caractère personnel.

Pour votre information, une donnée à caractère personnel correspond à toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres : nom, prénom, adresse, e-mail, téléphone, (cette personne est définie comme la « personne concernée »).

Un traitement de données à caractère personnel désigne toute opération sur ce type de données (collecte, stockage, transmission, suppression, …, que le traitement soit informatisé ou non). Le responsable de traitement est la personne qui détermine les finalités (c’est-à-dire les objectifs) de traitement et les moyens à mettre en œuvre pour atteindre ces finalités.

Pour le Groupe SOMAUDEX LOGISTICS, la protection de vos données est une priorité. Aussi, dans un souci de transparence, la présente Politique de Confidentialité a pour objectif notamment de vous expliquer pourquoi les données personnelles des candidats à une offre d’emploi ou à un stage sont collectées et traitées par la société SOMAUDEX LOGISTICS et le cas échéant, par la société du Groupe concernée par une embauche (AFRETAIR, LOGMAT, LOGIBAM, BAMAPRO, LTM, AMR, et AMM), en leur qualité de co-responsable de traitement, comment celles-ci sont traitées, quels sont les droits dont vous disposez sur vos données et comment vous pouvez les exercer.

Nous vous indiquons par ailleurs, que lorsque votre candidature intervient par l’intermédiaire d’un Cabinet de recrutement, vos données seront également traitées par ledit Cabinet. Pour plus d’information, il conviendra de consulter leur politique de confidentialité.

La présente Politique de Confidentialité peut être modifiée à tout moment, toute modification prenant effet immédiatement. Par conséquent, nous vous invitons à la consulter régulièrement afin de vous tenir informé de la dernière version en ligne applicable.

1. A quelles fins sont collectées vos données ?
Les données collectées sont nécessaires pour permettre au personnel de la société SOMAUDEX LOGISTICS en charge du recrutement, ainsi que le cas échéant, au personnel de la société du Groupe concernée, de répondre aux finalités suivantes :

  • Évaluation de la capacité du candidat à occuper l’emploi ou le stage proposé (traitement et examen des candidatures, organisation et gestion des entretiens…), qui pourra le cas échéant, être fait conjointement avec le Cabinet de recrutement étant intervenu ;
  • Vérification des références d’un candidat, qui pourra le cas échéant être fait par l’intermédiaire du Cabinet de recrutement étant intervenu, en qualité de co-responsable de traitement ;
  • Gestion des échanges avec le candidat pour l’informer des suites données à sa candidature qui pourra le cas échéant être fait par l’intermédiaire du Cabinet de recrutement étant intervenu, en qualité de co-responsable de traitement ;
  • Constitution du dossier professionnel des candidats retenus ;
  • Gestion des demandes d’exercice des droits qui sont reconnus aux candidats, stagiaires et salariés au titre de la règlementation applicable au traitement des données personnelles.


De façon générale, vos données ne sont jamais traitées à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf accord préalable de votre part.

2. Quelles sont les données que nous collectons ?
Nous collectons et traitons différents types de données personnelles vous concernant :

  • Les données personnelles que vous nous communiquez directement
    • Lorsque vous envoyez une candidature spontanée ou répondez à une offre d’emploi (Curriculum Vitae et lettre de motivation) ;
    • Lorsque vous passez un ou plusieurs entretien(s) préalable(s) à une éventuelle embauche ou à un stage ;
    • Lorsque vous nous transmettez les éléments nécessaires à la constitution de votre dossier professionnel en cas d’embauche ou de stage.

  • Les données personnelles que nous collectons indirectement

    Dans le cadre de la gestion des recrutements, des données peuvent nous être transmises ou nous être rendues accessibles par des organismes tiers :
    • Candidatures transmises par Pôle Emploi le cas échéant ;
    • Candidatures transmises par notre Cabinet de recrutement le cas échéant ;
    • Données collectées auprès de votre environnement scolaire et/ou professionnel (vérifications de références auprès des employeurs précédents, auprès des organismes ayant délivrés vos diplômes et certifications, etc.) ;
    • Données librement accessibles sur les réseaux sociaux professionnels tels que LinkedIn.


3. Sur quel fondement juridique repose les traitements de vos données ?
Les traitements relatifs à la gestion des candidatures et des entretiens et à la gestion des échanges avec les candidats retenus sont réalisés sur la base de l’exécution de mesures précontractuelles.

La vérification des références, et la gestion des échanges avec un candidat pour l’informer d’une suite négative donnée à sa candidature reposent sur la base des intérêts légitimes de la société SOMAUDEX LOGISTICS, et le cas échéant de la société du Groupe concernée.

La constitution du dossier professionnel d’un candidat retenu repose sur la base de l’exécution du contrat de travail ou de la Convention de Stage.

Enfin, le traitement des demandes d’exercice des droits qui vous sont reconnus au titre de la règlementation applicable au traitement des données personnelle repose sur la base d’une obligation légale à laquelle est soumis la société SOMAUDEX LOGISTICS, et le cas échéant de la société du Groupe concernée.

4. Combien de temps sont conservées vos données ?
En cas d’issue négative à une candidature, et sauf accord formel du candidat permettant une durée de conservation plus longue, nous conservons les CV et lettres de motivation des candidats non retenus pour une durée maximale de 2 ans à compter du dernier contact.

Passé ce délai, les données pourront être archivées pendant 5 ans à compter de l’issue du processus de recrutement, à des fins exclusivement probatoires, pour assurer notre défense en cas d’un éventuel contentieux.

Les éventuels notes et comptes rendus d’entretien sont supprimés à l’issue du processus de recrutement.

Les données relatives à un candidat devenu salarié ou stagiaire seront conservées conformément à la politique de gestion des durées de conservation applicable au sein du Groupe SOMAUDEX LOGISTICS.

Pour de plus amples informations sur les durées de conservation de vos données, vous pouvez vous rapprocher du DPO du Groupe (Cf. point 5.2 de la présente Politique).

5. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

5.1. Vos droits sur vos données

Droit d’accès à vos données
Vous pouvez obtenir la confirmation que vos données sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès à l’ensemble de ces données et informations.

Droit de rectification de vos données
Vous pouvez obtenir dans les meilleurs délais, la rectification des données vous concernant qui seraient inexactes ou erronées. Vous pouvez également demander que vos données soient complétées, le cas échéant.

Droit à l’effacement de vos données
En cas d’issue négative, vous pouvez demander la destruction de votre dossier de candidature.

D’une manière générale, et dans le respect des dispositions légales applicables, vous pouvez demander l'effacement, dans les meilleurs délais, de vos données, si notamment, vous estimez que le traitement réalisé sur vos données n’est plus nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Droit d’opposition
Vous pouvez vous opposer à ce que vos données soient utilisées pour un objectif précis. Vous devez alors mettre en avant des raisons tenant à votre situation particulière.

Droit à la limitation du traitement de vos données
Vous pouvez demander de conserver vos données sans pouvoir les utiliser, dans l’un des cas suivants :

- vous contestez l’exactitude des données utilisées,
- vous vous opposez à ce que vos données soient traitées,
- en cas d’usage illicite mais vous vous opposez à leur effacement,
- vous en avez besoin pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Droit de donner des directives post mortem
Vous avez la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données après votre décès. Ces directives définissent la manière dont vous souhaitez que soient exercés, après votre décès, vos droits sur vos données. Vous pouvez nous transmettre ces directives en adressant un courrier, au DPO (Cf. point 5.2) mentionnant en objet « Directives post mortem ». Vous pouvez, à tout moment, modifier ou révoquer vos directives.

Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL
Si vous considérez que vos droits ne sont pas respectés ou que la protection de vos données n’est pas assurée conformément à la règlementation applicable au traitement des données personnelles, vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL), directement sur le Site de la CNIL ou par voie postale à : CNIL - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.

5.2. L’exercice de vos droits

Pour exercer l’un de vos droits, adressez votre demande :

- Par voie électronique : dpo@gbh.fr
- Par courrier postal à l’adresse suivante : Société SOMAUDEX LOGISTICS– A l’attention du DPO –63 rue Général Hoche- 76600 Le Havre

Toute demande doit préciser, en objet, le motif de la demande (exercice du droit d’accès, d’opposition, …) et la société concernée par la demande le cas échéant. Elle devra également préciser l’adresse à laquelle doit parvenir la réponse. En outre un justificatif d’identité pourra être sollicité afin de s’assurer de l’identité du demandeur, et ce en cas de doute légitime sur l’identité de ce dernier.

Une réponse vous sera adressée dans un délai maximum d’un (1) mois, à compter de la date de réception de votre demande. Ce délai peut toutefois être prolongé de deux (2) mois supplémentaires en raison de la complexité et du nombre de demandes.

Si vous estimez, après nous avoir contacté, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

6. Avec qui partageons-nous vos données ?
Vos données personnelles sont destinées :

  • Au personnel habilité de la société SOMAUDEX LOGISTICS et de la société du Groupe concernée par votre candidature (personnel d'accueil en charge de la gestion administrative des candidatures, personnel du service RH en charge du recrutement, les opérationnels et supérieurs hiérarchiques de la société du Groupe concernée, qui pourraient avoir un intérêt au recrutement d’un nouveau collaborateur ou d’un stagiaire) ;
  • Le cas échéant, aux personnel habilité du Cabinet de recrutement étant intervenu
En cas d’embauche, notez que les données nécessaires à la constitution et à la gestion de votre dossier professionnel sont traitées par les services Ressources Humaines et Comptabilité de la société SOMAUDEX LOGISTICS chargés de la gestion de l'ensemble des salariés du Groupe.

De façon générale, vos données ne sont jamais traitées à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf accord préalable de votre part.

7. Vos données sont-elles transférées hors UE ?
Les serveurs des sociétés du Groupe sont hébergés sur des serveurs sécurisés et situés en France. Si vos données venaient à être transférées hors UE, par le biais de nos sous-traitants notamment (fournisseurs de solutions bureautiques cloud, hébergeurs, …), nous apporterions une attention toute particulière à ce que ces derniers traitent vos données dans le plus strict respect de la règlementation en vigueur en matière de protection des données personnelles et nous engageons à vous informer préalablement de l’existence d’un tel transfert et des garanties que nous avons mises en œuvre pour l’encadrer.